Softwareprobleem drukt Free Record Shop

Free Record Shop, de grootste platenketen in Nederland, is voor het eerst in zijn 36-jarige geschiedenis in de rode cijfers beland. De invoering van een nieuw softwaresysteem van de Duitse leverancier SAP is hier debet aan.

De platenwinkels, eigendom van zakenman Hans Breukhoven, lieten in het boekjaar 2006-2007 een verlies zien van euro 795.000 op een omzet van euro 323 mln. Het jaar ervoor boekte het bedrijf nog een nettowinst van euro 2,7 mln. Dit blijkt uit de jaarrekening die de winkelketen heeft gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Niet meer de landsgrens over 23 mei 2008
'Ik vind Nouveau riche een eretitel' 26 januari 2008
Free Record Shop ziet muziekverkoop stijgen 8 januari 2008

SAP

'Het nieuwe softwaresysteem kregen we niet goed aan de gang. De bevoorrading van de winkels liep daardoor spaak. De magazijnen stonden vol en de winkels waren leeg', zegt Hans Breukhoven in een toelichting. Eerder hebben Samas en Hagemeyer problemen ondervonden met software van SAP.

Breukhoven zegt sinds de opening van zijn eerste winkel in 1971 nog nooit verlies te hebben geleden. De oprichter van Free Record Shop bracht de onderneming in 1989 naar de beurs, maar kocht alle aandelen na 13 jaar weer terug. Hij ervoer de notering als een rem op de ontwikkeling van het bedrijf.

Eigenaar Hans Breukhoven geeft tegenover BNR Nieuwsradio toe dat er het een en ander is misgegaan.

Drukste periode

Breukhoven berekent de strop vanwege de haperende software op euro 3 mln. 'De problemen deden zich voor in de drukste periode van het jaar, vlak vóór december. Het omzetverlies was daarna niet meer in te halen.'

Hij ziet geen kans de schade te verhalen op een andere partij. 'Dat is helaas niet mogelijk.' De software van SAP is geïmplementeerd door het beursgenoteerde Ctac. 'Die hebben razend hun best gedaan om het voor elkaar te krijgen. Ik ga niet de beschuldigende vinger in hun richting wijzen.'

Interne fouten

Volgens Breukhoven is Free Record Shop uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor de ontstane problemen. Hij wijst erop dat ook sprake is geweest van interne, menselijke fouten waardoor de computersystemen zijn vastgelopen. Inkoop, voorraadbeheer en distributie sloten niet meer goed op elkaar aan.

De platenketen zegt volkomen te zijn verrast door de softwareperikelen. 'Er was drie jaar voorbereiding aan voorafgegaan.'

Volgens FD-redacteur Johan Leupen -  op BNR Nieuwsradio - is er meer aan de hand.

Drie jaar voorbereiding

'Achteraf is het moeilijk om aan te wijzen wat er precies fout ging', vindt Hans Breukhoven. Feit is dat de ambitieuze automatiseringsslag van zijn Free Record Shop flink ontspoorde, ondanks drie lange jaren van voorbereiding. In de laatste fase werkten dertig tot veertig man continu aan de implementatie van het SAP-pakket, de Rolls-Royce onder IT-systemen. De week voor de grote lancering in oktober sliep de hele afdeling op kantoor.

Dat het allemaal toch nog misging, rekent Breukhoven vooral zichzelf aan. 'Ik heb op de knop gedrukt.' Dat deed hij ondanks de waarschuwing van implementatiepartner Ctac dat het gevaarlijk kon zijn om het systeem te lanceren in oktober, vlak voor de drukste periode van het jaar. 'Er gingen 85 kleine dingen mis. Het werd één groot probleem.'

Valse start

Een belangrijk deel van de ellende valt te wijten aan de valse start die Free Record Shop maakte. Lang voor de komst van SAP was Breukhoven in zee gegaan met leverancier Odyssey Systems, waarmee het uiteindelijk niet klikte. Breukhoven ontdekte te laat dat hij de verkeerde weg was ingeslagen. 'Hun pakket was eigenlijk bedoeld voor de groothandel. We zouden de eerste detailhandel zijn die het zou gebruiken. Uiteindelijk verloren we ons vertrouwen.'

Ctac wist de grootste fouten te herstellen en is nog steeds bezig onvolkomenheden weg te werken. Voor het huidige financiële jaar rekent Free Record Shop weer op een positief resultaat. Breukhoven herinnert zich ook de leukere kanten van het verhaal. 'Het was eigelijk een heel gezellige periode, toen iedereen op kantoor sliep. We hebben veel plezier gehad.'